INFORMATIZANDO: Dicas de como atender a Recomendação nº 09 e 11 do CNJ (Formação de arquivo de segurança - backup em mídia eletrônica)
A Recomendação nº 09, do Conselho Nacional de Justiça “alerta” os Titulares de Serventias extrajudiciais a implementarem mecanismos eletrônicos de guarda do acervo documental da Serventia. Diz a mencionadaRecomendação:
“Art. 3º. Alertar que deverá ser formado e mantido arquivo desegurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo da delegação do serviço extrajudicial, mediante "backup" em mídiaeletrônica, digital ou outro método hábil à sua preservação.
Art. 4º. Alertar que o arquivo de segurança integrará o acervo da respectiva serventia e deverá ser transmitido ao novo titular da delegação em caso de extinção da delegação anterior, ou ao novo responsável pela delegação, em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualização.” (clique aqui para acessar o inteiro teor da Recomendação nº 09, do CNJ)
Ressalta-se que, tecnicamente, a norma acima tem natureza de determinação. No nosso parco entendimento, verifica-se, portanto, duas atecnias na disposição do Conselho Nacional de Justiça: 1º) – Ignora que recomendaçãonão é instrumento adequado à veiculação de texto normativo imperativo, ao menos quando as disposições são direcionadas ao serviço notarial e registral, haja vista que o instituto da “recomendação” não guarda essa característica de determinação[1]; e 2º) – Da mesma forma, mostrando-se numa redundante atecnia, utiliza o verbo “Alertar” para soar como uma verdadeira ordem, haja vista que nos três últimos artigos da mesma “Recomendação” revela a sua real característica que é de determinação, inclusive com previsão de responsabilização daqueles que não a observarem.
[1] Houaiss, dicionarista seguro na etimologia, destaca dois sentidos para o vocábulo recomendação: 1) “ação ou modo de dar provas de cortesia; cumprimentos, saudações, lembranças”; 2) “aquilo que adverte; conselho, advertência, aviso”.
Deixando de lado esses aspectos formais, tendo em conta a obrigatoriedade de se formar e manter arquivo de segurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo da delegação do serviço extrajudicial, apresentamos a dica de "backup" em nuvens, a qual é dirigida aos pequenos cartórios, especialmente às serventias que não contam com qualquer software especificamente desenvolvido para cartórios.
Importante dizer que o Conselho Nacional de Justiça estabeleceucomo deve ser formado e mantido os arquivos de segurança do acervo da Serventia, ao assim dispor:
Art. 2º. Recomendar que o arquivo de segurança seja atualizado com periodicidade não superior a um mês e que ao menos uma de suas vias seja arquivada em local distinto da serventia, facultado o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital.
Portanto, da disposição acima, conclui-se que:
a) Os documentos em papel devem ser replicados em documentos eletrônicos, ou seja, digitalizados;
b) Essa replica eletrônica seja guardada, também, fora das instalações físicas da Serventia;
c) Os arquivos sejam, no mínimo, mensalmente atualizados; e
d) É livre a escolha da espécie de sistema de mídia, podendo ocorrer inclusive mediante servidores externos.
Antes mesmo da multicitada recomendação do Conselho Nacional de justiça, visando diminuir os custos da Serventia, realizamos vasta pesquisa nas soluções existentes no mercado, das quais destaco as seguintes:
a) Drive: Solução de armazenamento externo da Google, a qual considero inadequada pra o nosso propósito porque é vinculada ao gmail e não sincroniza qualquer pasta do computador;
b) Skydrive: Solução de armazenamento externo da Microsoft, a qual considero inadequada pra o nosso propósito porque é vinculada ao gmail e não sincroniza qualquer pasta do computador;
c) Dropbox: Solução que é uma das melhores para uso pessoal, mas peca por não permitir a sincronização de pastas escolhidas pelo usuário; e
d) Sugarsinc: Esta solução é a mais adequada para atender integralmente o quanto recomendado pelo Conselho Nacional de Justiça, pois permite que você sincronize qualquer pasta de seu computador com a nuvem e tem suporte a praticamente todas as plataformas (especialmente para Windows, iOS, Android, BlackBerry e Windows Phone), além garantir total segurança de seus dados armazenados por meio de rotinas freqüentes de backup e criptografia dos dados através padrão 128-bits AES de segurança.
I – CONHECENDO O SUGARSYNC:
O SugarSync é um serviço de backup e sincronização online, ou seja, ele cria um backup dos arquivos num servidor na nuvem, de forma que seus arquivos estarão seguros em caso de falhas ou outros problemas com o computador do Cartório.
Ele também atualiza os arquivos na nuvem quando você faz alterações nos mesmos. Portanto, é possível que o Titular da Serventia acesse e faça alterações em minutas de atos notariais e registrais a partir de um computador em sua residência, de seu notebook pessoal e até mesmo por meio de seu smartphone.
Para começar, terá acesso a 5 GB de armazenamento gratuito durante 90 dias para experimentar, sendo que no final dos três meses terá de pagar por uma subscrição e escolher um dos planos pagos. São eles:
O espaço oferecido gratuitamente é de 05GB e não há limite máximo para o tamanho de arquivos. Os planos pagos são:
| ESPAÇO | PREÇO MENSAL – $ | PREÇO ANUAL – $ |
| 60GB | 7,49 | 74,99 |
| 100GB | 9,99 | 99,99 |
| 250GB | 24,99 | 249,99 |
| 500GB | 39,99 | 399,99 |
Obs.: Os valores e os planos pagos podem ter sido modificados.
Além do espaço, o SugarSync também oferece um sistema de controle de versões, facilitando o trabalho em conjunto e, no caso de cartórios, possibilita o total controle das alterações realizadas nos documentos (permite, por exemplo, saber quando uma minuta de escritura foi alterada e, sem perder as alterações feitas, salvar as versões anteriores).
E, uma de suas mais importantes funcionalidades é permitir que você escolha quais as pastas de seu computador serão sincronizadas (inclusive, permite excluir subpastas do processo de forma que, por exemplo, a pasta de imagens do Windows não acabe com seu espaço para backup).
Por fim, embora não seja muito usual em Cartórios, o SugarSync permite que você compartilhe pastas, podendo configurar a pasta somente para leitura ou escrita, de forma que apenas pessoas autorizadas possam editar os arquivos.
Feita uma rápida apresentação dessa importante ferramenta, passam-se aos procedimentos de instalação, de configuração e de demonstraçãodo emprego dessa solução num pequeno Cartório.
II – INSTALANDO E CONFIGURANDO O SUGARSYNC:
Vamos apresentar como se faz a instalação da versão para Windows utilizando opção de conta gratuita de 05 GB. A instalação é bem simples e qualquer usuário com o mínimo de conhecimento de informática poderá executá-la.
Em primeiro lugar, clique no link seguinte:
Você encontrará um convite igual ao da figura abaixo:
Preencha os espaços conforme exemplo abaixo e, em seguida, clique em“CREATE MY ACCOUNT”:
Em seguida, você será direcionado para a tela abaixo, na qual poderá ampliar para até 32GB gratuitamente, mediante o envio de convites para pessoas da sua lista de emails (do gmail ou yahoo):
Não pretendendo indicar novos usuários, clique em “Skip this step”
Em seguida, baixe o software em seu computador, clicando em “DOWNLOAD SUGARSYNC”, conforme figura abaixo:
Feito isso, clique em salvar e observe o local em que o arquivo foi salvo, conforme imagem abaixo:
Neste momento terá início o download do arquivo “sugarSyncSetup.exe” que, a depender do navegador de internet, você poderá escolher o local em que quer salvá-lo. Depois que terminar o download, vá ao local onde o salvou e dê um duplo clique sobre o arquivo para iniciar a instalação.
Ao iniciar a instalação, você verá a tela que permite a escolha do idioma (ainda não há versão em português):
Em seguida o software iniciará sua instalação, conforme ilustração abaixo:
Terminada a instalação, passamos à configuração de sua conta de usuários do armazenamento nas nuvens, conforme imagem abaixo:
Em seguida, abrirá a tela para ser preenchida com os seus dados, conforme imagens abaixo:
Depois de preenchido os dados, clique em “Next” e verá a tela seguinte:
Em seguida, você será convidado a escolher um dos planos de contas de usuáriodo sistema. No exemplo, optamos pelo plano grátis de 05GB de armazenamento.
Escolhido o plano, clique em “Next” e será solicitado a atribuir um nome ao seu computador, conforme imagens abaixo:
Em Seguida, Você será convidado a assistir um vídeo sobre as recentes atualizações do software. Não pretendendo assistir, basta clicar em “Skip”.
Veja que na área de trabalho de seu computador apareceram os seguintes atalhos:
A pasta “My SugarSync” é criada por padrão quando você instala o SugarSync. É uma forma rápida e fácil de sincronizar arquivos ou pastas individuais e manter todos os seus computadores e dispositivos de sincronizados. Tudo que é colocado nesta Pasta é automaticamente sincronizado.
Ainda, dentro da pasta “Documentos”de seu computador, foi criada automaticamente a pasta “Magic Briefcase”: Esta pasta funciona comouma forma de evitar a perda de trabalho quando o computador é desligado acidentalmente.
Isso é muito útil se você está trabalhando em um arquivo, seja uma planilha, texto ou outro tipo qualquer, salve o arquivo enquanto está trabalhando na “Magic Briefcase” e mesmo que você seja surpreendido por uma pane do seu computador ou uma falta de luz, seu arquivo estará protegido e seu trabalho salvo.
III – DEMONSTRAÇÃO DE USO DO SUGARSYNC NUM PEQUENO CARTÓRIO:
No procedimento acima, ensinamos como instalar o SugarSync ecomo configurarmos uma conta de usuário. A conta de usuário é acessada semelhante a uma conta de e-mail (gmail, yahoo, hotmail, etc.). Para tanto, basta clicar no link abaixo: www.sugarsync.com/login
Antes de acessá-la, Você deverá abrir o seu e-mail cadastrado para fazer a confirmação de que se trata de um endereço de e-mail válido, conforme imagens abaixo (essa mensagem poderá está na caixa de spam/lixo eletrônico):
Pronto, depois de confirmado, Você poderá acessar seus arquivos de qualquer parte do mundo, basta que tenha acesso à internet. Mas, se clicar agora no link www.sugarsync.com/login verificará que seus arquivos ainda não estarão lá, pois precisamos escolher quais arquivos queremos fazer o backup e sincronização, as quais serão ensinadas nos passos seguintes.
3.1 – ORGANIZANDO OS ARQUIVOS ELETRÔNICOS DO CARTÓRIO:
Para facilitar o entendimento, irei demonstrar como fizemos no Cartório Natividade (www.cartorionatividade.com.br). Como é um pequeno cartório, temos apenas 06 computadores, todos usando o “Windows 7 Ultimate”, ligados entre si por uma rede cabeada por meio de um concentrador (conhecido pela sigla “hub”), conforme topologia constante da imagem abaixo:
Como na ilustração acima, concentrei num único computador todo o acervo eletrônico do Cartório. A este computador denominamos de “SERVIDOR” e os demais de “CARTORIO_...”, conforme ilustração abaixo:
Pois bem, no computador denominado de “SERVIDOR”, mandei instalar mais 02 (dois) HD’s cada um de 1T (um Terabyte). Portanto, além do HD que está instalado o sistema operacional, o computador denominado de “SERVIDOR” conta com 02 (dois) HD’s que são utilizados apenas para armazenar o acervo da Serventia.
Dentro dos HD’s a organização é a seguinte: Um dos HD’s denominei de “CARTORIO”, no qual ficam todos os documentos no formato editável (tipo: “*.doc” ou “*.docx”), sendo uma pasta para cada especialidade, da seguinte forma:
Da mesma forma, a organização do segundo HD, que o denominei de “CARTORIO DIGITAL”, em que é armazenado o acervo de atos que foram digitalizados. Ex.: Todas as escrituras com as assinaturas das partes foram digitalizadas e armazenadas neste HD, separados por especialidade, conforme ilustração abaixo:
Pois bem. Feita a demonstração de uma organização simples dos documentos do Cartório, passa-se a demonstração de como atender a Recomendação nº 09, do Conselho Nacional de Justiça, fazendo com que todos os arquivos localizados nos mencionados HD’s sejam automaticamente (e à medida que são alterados) sincronizados e armazenados num servidor externo.
3.2 – ESCOLHENDO OS ARQUIVOS DO CARTÓRIO QUE SERÃO ARMAZENADOS NO SUGARSYNC:
Agora, localize o ícone do SugarSync na barra de tarefas de seu Computador, ao lado do relógio, conforme imagens abaixo:
Dê um duplo clique sobre o ícone do SugarSync e abrirá a seguinte tela:
Em seguida, clique em “Select Folders” (em português: “Selecionar Pastas”), conforme imagem abaixo:
Agora, basta escolher as pastas que pretende fazer o backup nas nuvens, conforme exemplo abaixo. Clicando em “More places”, será exibidos todos os demais Hd’s e partições existentes no Computador. Por fim, basta clicar e selecionar cada uma das pastas que contenham documentos do acervo do cartório e, imediatamente, eles serão enviados para as nuvens, criptografados (criptografia no padrão 128-bits AES de segurança).
